Essen während der Dienstreise: absetzbar oder nicht?

Für viele Arbeitnehmer in Deutschland gehören Dienstreisen zum beruflichen Alltag dazu. Dies gilt nicht nur für die Montage oder Vertriebsmitarbeiter, sondern auch für Weiterbildungen, Schulungen und Kundengespräche. Die Gründe für eine Dienstreise sind vielfältig, doch viele Arbeitnehmer wissen nicht, dass sie die dabei entstehenden Kosten bei der Steuererklärung geltend machen können: so zum Beispiel für die Verpflegung.

Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen

Wer beruflich unterwegs ist, muss auch essen -das ist natürlich jedem bewusst. Unklar scheint jedoch die Frage, ob man die Ausgaben für die Verpflegung während einer Dienstreise von der Steuer absetzen kann. Der Fiskus hat dazu klare Regelungen geschaffen. Beschäftigte, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mindestens acht Stunden von zu Hause oder ihrem Arbeitsplatz fernbleiben, können die Pauschale für die sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen in Anspruch nehmen. Diese dürfen als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.

Staffelungen der Pauschale

Je nachdem, wie lange eine Dienstreise dauert, erhöht sich auch die Pauschale für den Arbeitnehmer. Für eine Dienstreise, die mindestens 8 Stunden Zeit in Anspruch nimmt, jedoch nicht mit einer Übernachtung verbunden ist, gibt es zwölf Euro. Die Pauschale erhöht sich auf 24 Euro für jeden Kalendertag, der mit einer Übernachtung einhergeht. Für den An- und Abreisetag gelten jedoch wieder die zwölf Euro. Die Übernachtung muss allerdings außerhalb der eigenen Wohnung stattfinden. Wer also fünf Tage auf Dienstreise geht, kann für die An- und Abreisetage Montag und Freitag jeweils zwölf Euro und für die vollen Kalendertage Dienstag, Mittwoch und Donnerstag jeweils 24 Euro beim Fiskus geltend machen. Dies wären immerhin stolze 96 Euro für die Verpflegung.

Kürzungen der Pauschale

Arbeitnehmer müssen bei dieser Regelung beachten, dass die Pauschale unter bestimmten Umständen auch gekürzt werden kann. Sobald der Arbeitgeber die Kosten für die Verpflegung der Mitarbeiter übernimmt oder die Mahlzeiten zur Verfügung stellt, kann die Pauschale nicht mehr in Anspruch genommen werden. Allerdings lohnt sich auch in diesem Fall der Blick ins Detail. Wird vom Arbeitgeber lediglich das Frühstück gestellt oder bezahlt, so wird die Pauschale um 4,80 Euro gekürzt. 9,60 Euro werden von der Pauschale abgezogen, wenn der Arbeitgeber das Mittag- oder Abendessen übernimmt. In diesen Fällen dürften nur die verminderten Pauschalen als Werbungskosten angegeben werden.

Gibt es Ausnahmen?

Eine Frage, die immer wieder auftaucht, sollte an dieser Stelle noch geklärt werden. Wie verhält es sich, wenn zwar nicht der Arbeitgeber für die Mahlzeiten aufkommt, man dafür jedoch von Kunden oder dem Geschäftspartner zum Essen eingeladen wird? Können dann trotzdem die Pauschalen genutzt werden? Viele Arbeitnehmer gehen in dieser Situation davon aus, dass sie nun nicht mehr davon Gebrauch machen können - ein Irrtum. So lange es sich nicht um den Arbeitgeber handelt, der die Mahlzeiten finanziert, selbst zur Verfügung stellt oder Dritte damit beauftragt diese zu stellen, können Arbeitnehmer immer die volle Pauschale als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung geltend machen. Selbst dann, wenn sie zum Essen eingeladen wurden.

Achtung: Der Artikel stellt keine steuerliche Beratung dar und ersetzt sie nicht.

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