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Keine Angst vor der Betriebsprüfung - 10 hilfreiche Tipps - Teil II



Wenn sich das Finanzamt meldet, ruhig bleiben!

Eine Ankündigung zur Betriebsprüfung kommt in den meisten Fällen überraschend. Doch sind es oft nur Routineprüfungen der Finanzämter und es besteht bei einer guten Vorbereitung im Vorfeld kein Anlass zur Sorge.

In Teil I - Keine Angst vor der Betriebsprüfung haben wir Ihnen bereits einen Einblick gegeben, wie Sie sich optimal verhalten und vorbereiten. Doch wie geht man mit dem Feststellungsbericht des Prüfers um und welche Unterlagen werden benötigt um Transparenz, Plausibilität und Nachhaltigkeit zu gewährleisten? Hier nun Tipp sechs bis zehn inklusive einer Checkliste zur Betriebsprüfung:

1. Ordnung und Plausibilität in der Buchführung ist der halbe Gewinn


Der Prüfer muss in der Lage sein alle relevanten Zusammenhänge schnell zu erkennen. Daher ist eine Plausibilitätsprüfung im Vorfeld wichtig. Sind all die Gegenstände, die Sie als Kosten geltend machten auch im Büro oder dem Betrieb sichtbar? Oder war der teure Teppich doch eher für zu Hause geplant? Bereiten Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen "wasserdicht" vor und achten Sie auf Vollständigkeit, Ordnung und Sauberkeit. Ein Schuhkarton mit Rechnungen ist der falsche Weg. Anhand der unten stehenden Checkliste prüfen Sie zeitnah vor dem Prüfungstermin das Vorhandensein aller Unterlagen

2. Mitwirkung im Prüfprozess ratsam


Der Prüfer hat das Recht alle Unterlagen für die Plausibilität und Richtigkeit einzufordern. So kann er auch auf Ihr EDV-System zugreifen um sie nach steuerlich relevanten Daten zu durchforsten (Stichwort PC aufräumen). Bereiten sie alle Unterlagen vor und helfen sie dem Prüfer den Prozess stets transparent zu halten.

3. Feststellungen schriftlich abfordern


Bei Unstimmigkeiten oder offenen Fragen seitens des Prüfers werden diese als so genannte "Feststellungen" protokolliert. Bitten Sie den Prüfer von Beginn an diese mit Hintergrund und Fundstelle zu notieren. Am Ende gibt es ein Abschlussgespräch, auf das Sie ein Anrecht haben, um Einigung zu erzielen. Sind die Fundstellen benannt, kann Ihr Steuerberater alles leichter nachvollziehen, wenn er eine Stellungnahme vorbereiten muss. Verhandeln Sie in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater dabei hart, um einen Kompromiss zu erreichen.

4. Prüfungsbericht und Einwandsfristen


Generell muss eine Betriebsprüfung mit einem Abschlußbericht des bestellten Prüfers abgeschlossen werden. Sie haben aber das Recht eine Stellungsnahme vorab abzugeben. Beantragen sie den Vorabbericht beim Prüfer. Denn wenn Sie hohe Nachzahlungen erwarten, brauchen Sie Zeit und können die so genannte Einwendungsfrist in Anspruch nehmen, die ihnen vier Wochen Zeit einräumt, sich zum abschließenden Bericht vorab zu äußern und Ihre Möglichkeiten zur Zahlung zu eruieren und in die Wege zu leiten.


5. Die Checkliste für die Betriebsprüfung - unverzichtbar


Sie haben keinenSteuerberater? Diese Checkliste kann Ihnen helfen an alle notwendigen Unterlagen zu denken, die ein Betriebsprüfer benötigt, oder auch verlangen kann:

  • Gewinnermittlung
  • Unterlagen aller betrieblichen Konten
  • Buchungsbelege (sortiert)
  • Kassenbuch, sofern vorhanden
  • Ein Anlagenverzeichnis
  • Alle Konten bei EDV-gestützter Buchführung
  • Arbeitsverträge (auch bei Angehörigen)
  • Fahrtenbücher aller KFZ
  • Darlehens- Leasing- und Kaufverträge
  • Miet- oder Pachtverträge
  • Gesellschaftsvertrag, sofern vorhanden
Wichtig:In vielen Fällen wird die Buchhaltung und Gewinnermittlung mit einer speziellen Software erstellt. Die Daten müssen auf dem PC jederzeit erreichbar sein, eine Kopie hiervon reicht nicht aus.

Resumee
Sicher, man hat vor vielleicht drei Jahren mal einen Namen auf den Bewirtungsbeleg gekritzelt, der gar nicht existiert. Diese Erinnerung schwingt mit, wenn eine Betriebsprüfung ins Haus steht. Doch mit einer geordneten und strukturierten Vorbereitung wird auch diese Hürde zu meistern sein. Und auch wenn man meint, man hat keine Fehler im System und das wird schon laufen, so sollte man auf eine professionelle Begleitung eines Steuerberaters während des gesamten Prozesses nicht verzichten.

Hinweis: Der Artikel stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt sie nicht.



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