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Umsatzsteuervoranmeldung - Was man wissen muss

Es gibt ein Wort, das jedem Unternehmer immer dann in den Kopf schießt, wenn es auf das Monatsende zugeht: die Umsatzsteuervoranmeldung. Diese muss allmonatlich - in Ausnahmefällen vierteljährlich - abgebgeben werden, um die Umsatzsteuer, die bereits angefallen ist, an das Umsatzsteuervoranmeldung | Foto: © fotolia.com/ Stockfotos-MGFinanzamt zu melden und im nächsten Schritt entsprechend abzuführen. Die hierdurch bereits geleisteten Zahlungen werden bei der jährlichen Umsatzsteuererklärung, die jeweils zum Ende des Jahres fällig wird, angerechnet. Viele Unternehmer fragen sich aus diesem Grund also scheinbar zu recht, warum die Umsatzsteuervoranmeldung überhaupt notwendig ist. Dabei hat der Staat dieses Instrument absichtlich im Sinne der Unternehmen eingesetzt: Durch die Umsatzsteuervoranmeldung wird erreicht, dass der Unternehmer die aufkommende Steuerlast über das gesamte Jahr wesentlich gleichmäßiger verteilen kann. Dies hat den Vorteil, dass dadurch Zahlungsschwierigkeiten am Anfang des nächsten Jahres vermieden werden können. Selbstverständlich bringt dieses Instrument aber auch dem Staat selbst Vorteile: Neben dem geringeren Zahlungsausfallsrisiko erlangt er außerdem einen nicht unerheblichen Zinsvorteil.

Fristen und Termine bei der Umsatzsteuervoranmeldung

Wie bei allen steuerlichen Angelegenheiten, gibt es auch in puncto Umsatzsteuervoranmeldung viele Fristen und Termine zu beachten - und hier wird es nicht unkompliziert. Generell ist es wichtig zu wissen, dass sich der jeweilige Abgabetermin nach der Umsatzsteuerzahllast des vorherigen Jahres richtet. Liegt die Vorjahres-Umsatzsteuerzahllast unter 1.000 Euro, so liegt es im Ermessen des Finanzamts, ob das Unternehmen im nächsten Jahr überhaupt eine Voranmeldung abgeben und eine entsprechende Vorauszahlung tätigen muss. Auch Kleinunternehmer, die einen Umsatz von unter 17.500 Euro erwirtschaften, müssen keine Voranmeldung tätigen.

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Wer aber eine Zahllast ab 1.000,01 Euro zu verbuchen hat, ist dazu verpflichtet. Allerdings ist diese dann vierteljährlich zu erstellen. Der Staat hat dies so festgelegt, damit kleine Unternehmen nicht allzu viele Ressourcen aufbringen müssen, um die Voranmeldung und die Vorauszahlung zu leisten. Wer in der erfreulichen Lage ist, eine Umsatzsteuerzahllast von mehr als 7.500 Euro "erarbeitet"  zu haben, muss sich dafür allerdings monatlich um die Umsatzsteuervoranmeldung kümmern. Und auch neu gegründete Firmen sind - zumindest in den ersten zwei Jahren ihres Bestehens - dazu verpflichtet. Da sich die Zahllast selbstverständlich jedes Jahr ändern kann, können sich auch die Zeiträume verändern, allerdings meldet sich das Finanzamt selbst, wenn sich der Abgabezeitraum ändert.

Grundsätzlich gilt es, sich die Zahl "10" zu merken, denn am jeweils zehnten Tag des Monats ist die Voranmeldung für den Vormonat zu erbringen. Heißt: Am 10. August ist spätestens die Voranmeldung für den Juli einzureichen. Es besteht dabei eine dreitägige "Schonfrist", nach der das Geld beim Finanzamt eingegangen sein muss. Das bedeutet, dass man erst ab dem 14. einen Säumniszuschlag zahlen musst - dies sollte man allerdings nicht allzu oft für sich ausnutzen. Für wen der Zeitraum für die Voranmeldung zu kurz ist, derkann einen unbegründeten Antrag auf eine Dauerfristverlängerung stellen, der fast immer bewilligt wird und die jeweilige Frist um je einen Monat verlängert. In unserem Beispiel müsste man für den Juli also erst bis zum 10. September die Voranmeldung tätigen. Wer sich allerdings diesen Monat Aufschub sichern will, sollte beachten, dass dies nicht ganz umsonst ist: Auf die reguläre Vorauszahlung wird eine Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der Summe der Vorauszahlungen des Vorjahres zu leisten - dies gilt aber nur bei einer monatlichen Zahlweise, bei der vierteljährlichen entfallen keine Sondervorauszahlungen.

Wie ist die Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen?

Seit 2004 ist es nicht mehr möglich, die Umsatzsteuervoranmeldung auf Papier einzureichen. Dies muss seitdem via ELSTER geschehen, seit 2013 muss die elektronische Übertragung außerdem zwingend authentifiziert werden. Ein entsprechendes Zertifikat, das den eigenen Rechner authentifiziert, musst man bei dem jeweiligen Finanzamt anfordern und einmalig einrichten.

Lediglich in Härtefällen gestattet der Gesetzgeber eine Abgabe der Voranmeldung in Papierform.

Hinweis: Der Text ist keine Steuerberatung und ersetzt sie nicht.

Foto: © fotolia.com/ Stockfotos-MG

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