Betriebsprüfung durch das Finanzamt - Tipps zur Vorbereitung
Wenn der Prüfer des Finanzamts seinen Besuch für eine Betriebsprüfung anmeldet, wird fast jeder Unternehmer nervös. Hier erfahren sie mit welchen Tipps, Sie der Betriebsprüfung gelassener entgegen treten können.
Die Betriebsprüfung ist eine Außenprüfung im Bereich des Steuerrechts, die Selbständige, Freiberufler oder Unternehmen treffen kann und vom zuständigen Finanzamt durchgeführt wird. Es ist eine umfangreiche steuerliche Gesamtüberprüfung eines Unternehmens und muss schriftlich im Rahmen einer Prüfungsanordnung mitgeteilt werden. Eine gute Vorbereitung und etwas Detailwissen sind lohnenswert.
Wie können Sie sich optimal auf die Betriebsprüfung vorbereiten?
Nach Erhalt der Prüfungsanordnung durch Ihr zuständiges Finanzamt, bleiben Ihnen noch circa 2 Wochen (Großunternehmen 4 Wochen), um sich auf die Betriebsprüfung vorzubereiten. Die Anordnung enthält den Namen des Prüfers, den Prüfungsort, den Prüfungstermin sowie den Prüfungszeitraum.In der Regel findet die Prüfung in den Geschäftsräumen des betroffenen Unternehmens statt und zwar zu den normalen Bürozeiten. Eine Betriebsprüfung kann sich über Tage oder sogar mehrere Wochen
hinziehen und richtet sich je nach Umfang der zu prüfenden Unterlagen. Der Prüfungszeitraum gibt die Auswahl der zu prüfenden Jahre an, in der Regel sind das die letzten drei Jahre.1. Ist der Prüfungstermin für Sie passend?
Wegen Urlaub, Krankheit, Umbaumaßnahmen oder wichtige zeitgebundene Arbeiten (wie Jahresabschlussvorbereitungen) können Sie eine Verschiebung des Prüfungstermins beantragen! Durch einen Einspruch verzögert sich das Verfahren, weil das Finanzamt einen neuen Termin festsetzen und ankündigen muss. Jedoch ist Vorsicht geboten! Der Steuerzahler sollte mit seinem Einspruch sehr vorsichtig umgehen und die Situation gut begründen können. Sonst hat der Prüfer von Anfang an Vorbehalte.
2. Informieren Sie umgehend Ihren Steuerberater, wenn Sie einen haben und klären Sie ab, in welchem Umfang er die Betriebsprüfung begleitet
Ihr Steuerberater weiß nämlich am besten, was zu tun ist und kennt sich mit Betriebsprüfungen aus. Er wird Ihnen erklären können, was genau auf Sie zukommt und den Ablauf mit Ihnen durchgehen. Befürchten sie strafrechtliche Konsequenzen sollten Sie auch einen Fachanwalt einschalten.
3. Schwachstellenanalyse: ist eine Selbstanzeige erforderlich? Gibt es Erklärungen für unplausible Sachverhalte? Mit Steuerberater letzte Steuererklärung prüfen!
Bringen Sie Ihre Buchhaltung in Ordnung: Überprüfen Sie mit Ihrem Steuerberater Ihre letzte Steuererklärung. Gibt es sinnvolle Erklärungen für eventuelle unplausible Sachverhalte? Bei Klein- und Kleinstbetrieben erfolgt eine Prüfung beinahe ausschließlich aufgrund konkreter Anhaltspunkte/Auffälligkeiten in den Steuererklärungen. Dazu gehören z.B ungewöhnliche Entnahme- und oder Einlagetatbestände, erhöhte Teilwertabschreibungen im Anlagevermögen, die Nutzung von Verlustvorträgen oder die Umstrukturierung des Unternehmens.
4. Bereitstellung aller nötigen Unterlagen des Prüfungszeitraums (jeweils nur auf Anfrage vom Prüfer herausgeben)
Bevor die Betriebsprüfung beginnt, sollten Sie alle buchhalterischen Belege zusammenstellen.
Überprüfen Sie alle Unterlagen für den festgesetzten Prüfungszeitraum auf Richtigkeit, Vollständigkeit, Sauberkeit und Ordnung. Der Steuerprüfer muss in angemessener Zeit alle Sachverhalte verstehen und nachvollziehen können. Je schneller der Prüfer einen Beleg findet desto kürzer fällt die Prüfung aus.Geben Sie niemals zu viel auf einmal heraus, nur die Unterlagen, die der Prüfer verlangt. Sonst kann es passieren, dass er noch weitere Sachverhalte aufdeckt, die er sich gerne nähe ansehen möchte.
5. Berechtigte Auskunftsperson: Instruieren der Mitarbeiter, Small Talk vermeiden
Wer sind die offiziellen Ansprechpartner des Prüfers? Bitte im Voraus festlegen! Meist sind das der Buchhalter, der Steuerberater sowie der Unternehmer (also Sie selbst).
Allen anderen Mitarbeitern des Unternehmens sollte ein Redeverbot erteilt werden. Denn der Prüfer darf alle Details verwenden, die er aufschnappt. Unbedachte Äußerungen sowie Smalltalk können weitere Prüfungen und Fragen seitens des Prüfers begründen. Seien Sie als Unternehmer auch selbst vorsichtig mit der Herausgabe von Informationen.
Am besten bitten Sie den Prüfer alle Anfragen schriftlich zu stellen, die Sie dann an Ihren Steuerberater weiterleiten können, der anschließend das weitere Vorgehen mit Ihnen abstimmt. Sonst erst nach Absprache mit Ihrem Steuerberater auf Vorwürfe des Prüfers antworten!6. Zugang zum EDV-System sichern
Sie müssen dem Prüfer alle Unterlagen bereitstellen: Jahresabschlüsse, Sach- und Personenkonten, Lohnkonten, Kassenbücher, Inventuren, Saldenlisten, Nachweise für steuermindernde Sachverhalte, Verträge (etc.) und auch die Korrespondenz, die sich auf steuerliche Vorgänge bezieht. Der Prüfer hat das Recht auf Ihr EDV-System zuzugreifen und nach steuerlich relevanten Daten zu durchforsten! Sie können auch alle Belege einscannen und auf einer externen Festplatte speichern. Das erspart dem Prüfer die Suche im Computer, bei der Ihm unerwünschte Dateien ins Auge fallen könnten. Sonst räumen Sie Ihre Dateien im System auf!
7. Darauf achten, dass größere Anschaffungen, die über das Büro getätigt wurden, auch im Büro wiederzufinden sind. Sonst plausible Erklärungen parat haben.
Alle während des Prüfzeitraums über das Büro angeschafften größeren Gegenstände (Kunstwerke, Teppiche, Geräte, etc.) sollten sich im Büro befinden, wenn der Prüfer den Raum betritt. Sonst müssen Sie eine stichhaltige Erklärung parat haben, warum dies nicht der Fall ist.
8. Ort der Prüfung vorbereiten: Gibt es einen separaten abschließbaren Raum im Unternehmen für den Prüfer? Sonst evtl. Raum beim Steuerberater verfügbar?
In dem Büro, in dem der Prüfer arbeitet, sollten sich keine anderen Dokumente, Notizen oder Aufzeichnungen befinden, die der Prüfer für seine Arbeit nicht braucht. Dem Finanzamt muss genau begründet werden, wenn es Platznot gibt. Evtl. kann dem Prüfer auch ein Raum beim Steuerberater oder in der Wohnung des Unternehmers zur Verfügung gestellt werden?
Fazit:Sorgfältige Buchführung und Steuerberater als Partner
Damit die Wahrscheinlichkeit von einer Betriebsprüfung erwischt zu werden noch geringerer ausfällt, können Sie als Unternehmer darauf achten eine korrekte Buchführung einzuführen. Dazu gehört es nicht nur die Steuern pünktlich zu zahlen, sondern auch Belege immer sofort abzuheften und zu verbuchen sowie die Bücher nach Vorschrift zu führen. Ihren Jahresabschluss sollten Sie sich wenn möglich von einem Steuerberater testieren lassen. Wie bereits zuvor aufgeführt, ist es von besonderer Bedeutung, dass Sie einen kompetenten Steuerberater an Ihrer Seite haben, der Sie in allen Steuerangelegenheiten und insbesondere bei einer anstehenden Betriebsprüfung durch das Finanzamt unterstützt und berät.
Achtung: Der Text stellt keine rechtliche Beratung dar und ersetzt diese auch in keinster Weise.
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